Datenschutzerklärung.

§ 2Datenschutzbeauftragter

Aufgrund der Größe und des Tätigkeitsumfangs unseres Einzelunternehmens besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG. Datenschutzanfragen richten Sie bitte direkt an die im Impressum genannte Kontaktadresse.

§ 3Allgemeines zur Datenverarbeitung

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder, wenn die Verarbeitung zur Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

(2) Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, soweit dies durch europäische oder nationale Vorschriften (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) vorgesehen ist.

§ 4Bereitstellung der Website (Hosting)

(1) Diese Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet. Beim Aufruf der Website erfasst der Webserver technisch notwendige Daten in Server-Logfiles, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, Referrer-URL, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Geräteinformationen (User Agent). Wir benötigen diese Daten, um die Website auszuliefern, ihren stabilen und sicheren Betrieb zu gewährleisten und Angriffe oder Störungen zu erkennen und abzuwehren.

(2) Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

(3) STRATO verarbeitet die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer durch den Hosting-Anbieter findet nicht statt.

§ 5Cookies und ähnliche Technologien

Auf dieser Website werden derzeit keine Cookies durch uns gesetzt, die Nutzerverhalten erfassen oder zu Marketing- bzw. Analysezwecken eingesetzt würden. Es kommen ausschließlich technisch notwendige Funktionen zum Einsatz.

§ 6Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten („Cubron Grotesk" und „Inter") werden lokal vom selben Server ausgeliefert, von dem auch die Website bereitgestellt wird (selbst-gehostet). Es findet beim Aufruf der Website keine Verbindung zu externen Schriftart-Anbietern wie Google Fonts statt. Insbesondere wird Ihre IP-Adresse zum Zweck der Schriftarten-Auslieferung nicht an Dritte übermittelt.

§ 7Kontaktaufnahme

(1) Bei der Kontaktaufnahme mit uns — etwa per E-Mail, telefonisch oder über ein auf dieser Website bereitgestelltes Kontaktformular — werden die von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten und ggf. eine Geschäftsbeziehung anzubahnen. Dabei werden insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

(2) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages gerichtet ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient, andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

(3) Ihre Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt — spätestens jedoch nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

§ 8Prüfwerkzeug für E-Rechnungen

(1) Auf dieser Website bieten wir ein kostenloses Werkzeug zur Prüfung von E-Rechnungen an (XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X, EN 16931). Wenn Sie dort eine Datei hochladen, prüfen wir sie gegen die geltenden Regeln und zeigen Ihnen das Ergebnis an. Auf Wunsch erstellen wir daraus einen Prüfbericht als PDF oder HTML. Bereits beim Öffnen der Seite ruft Ihr Browser den Dienst einmal ohne Inhalte auf, damit er startet (nur Verbindungsdaten). Dabei werden die folgenden Daten verarbeitet:

(2) Die Prüfung läuft auf Microsoft Azure in der Rechenzentrumsregion Germany West Central (Frankfurt am Main). Ihre Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht gespeichert und nach der Prüfung verworfen. Für einen Prüfbericht sendet Ihr Browser das Prüfergebnis erneut an den Dienst; auch dieses wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert. Wir geben die Inhalte nicht an Dritte weiter und lassen sie weder von einer KI noch von einem externen Dienst auswerten.

(3) Die Protokolle des Dienstes enthalten nur technische Metadaten (siehe Tabelle), keine Rechnungsinhalte, keine Dateinamen und keine IP-Adressen. Sie werden in Microsoft Azure (Log Analytics, ebenfalls Region Germany West Central) gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

(4) Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Prüfungen je Internetanschluss. Dafür verwenden wir Ihre IP-Adresse nur in gehashter (pseudonymisierter) Form. Der Hashwert wird mit einem zufälligen Schlüssel gebildet, der nur im Arbeitsspeicher liegt, und ändert sich täglich. Er wird nicht protokolliert und etwa eine Stunde nach Ihrer letzten Anfrage verworfen.

(5) Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, betreibt Microsoft Azure für uns als Auftragsverarbeiter. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum). Soweit Microsoft im Einzelfall aus einem Drittland auf Daten zugreift, etwa für Support oder Sicherheit, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie des EU-US Data Privacy Framework, dem die Microsoft Corporation beigetreten ist.

(6) Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, das Prüfwerkzeug bereitzustellen und sicher zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit Sie das Werkzeug im Zusammenhang mit einer Anfrage zu unseren Leistungen oder einem Vertrag mit uns nutzen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

(7) Das Prüfwerkzeug selbst setzt keine Cookies, speichert nichts im Speicher Ihres Browsers und bindet keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein.

(8) Eine optionale Checkliste für Dynamics 365, die per E-Mail zugesandt wird, bieten wir derzeit nicht an. Sobald wir sie anbieten, beschreiben wir die damit verbundene Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse an dieser Stelle gesondert.

§ 9Datenverarbeitung im Rahmen der Vertragsdurchführung

(1) Bei Abschluss eines Vertrags über unsere Beratungs- und Implementierungsleistungen (insbesondere im Bereich Microsoft Dynamics 365, Power Platform und Cloud-Technologien) verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen. Hierzu zählen insbesondere:

• Projektkommunikation und Terminkoordination
• Konzeption, Entwicklung und Implementierung der vereinbarten Lösungen
• Wartung, Support und Weiterentwicklung implementierter Systeme
• Rechnungsstellung und Forderungsmanagement

(2) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit für die Rechnungsstellung und Buchhaltung erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

(3) Soweit wir hierfür Dienstleister einsetzen (insbesondere Microsoft als Anbieter der zugrundeliegenden Cloud-Plattformen, Hosting- und Kommunikations-Anbieter), schließen wir mit diesen — soweit erforderlich — Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, wir sind hierzu gesetzlich verpflichtet oder Sie haben ausdrücklich eingewilligt.

§ 10Auftragsverarbeitung beim Kunden

Soweit wir im Rahmen unserer Beratungs- und Implementierungsleistungen in Ihrem Auftrag auf Systeme zugreifen, in denen personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeitenden, Kunden oder sonstigen betroffenen Personen verarbeitet werden (z. B. Dynamics 365-, Power Platform- oder Microsoft 365-Umgebungen), schließen wir mit Ihnen einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Wir verpflichten uns, diese Daten ausschließlich auf Grundlage Ihrer Weisungen und im Rahmen des jeweiligen Projektauftrags zu verarbeiten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen.

§ 11Speicherdauer

(1) Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Vertragsdurchführung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Es gelten insbesondere:

(2) Server-Logdaten werden von STRATO gemäß den Löschfristen des Anbieters automatisch gelöscht.

§ 12Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf AuskunftArt. 15 DSGVO
• Recht auf BerichtigungArt. 16 DSGVO — unrichtige oder unvollständige Daten
• Recht auf LöschungArt. 17 DSGVO — „Recht auf Vergessenwerden"
• Recht auf Einschränkung der VerarbeitungArt. 18 DSGVO
• Recht auf DatenübertragbarkeitArt. 20 DSGVO
• WiderspruchsrechtArt. 21 DSGVO — gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
• Widerruf einer EinwilligungArt. 7 Abs. 3 DSGVO — mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die im Impressum genannte Kontaktadresse.

§ 13Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Sitz ist zuständig:

§ 14Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Insbesondere wird die Übertragung auf dieser Website mittels TLS verschlüsselt. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

§ 15Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Aufgrund der Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann unter https://woods.consulting/datenschutz jederzeit abgerufen und ausgedruckt werden.