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WBS-Produkt · Für Dynamics 365 Sales und Project Operations
WBS Invoice Accelerator für Dynamics 365
Der WBS Invoice Accelerator erweitert die Rechnungsstellung in Dynamics 365 Sales und Project Operations. Sie bearbeiten Rechnungen direkt auf dem Beleg und übernehmen Positionen aus Ihrem Produktkatalog. Logo, Farben und Firmendaten kommen aus Markenprofilen, auf Wunsch für mehrere Marken in einer Umgebung. Außerdem bringt der Accelerator Nummernkreise, Textvorlagen, Umsatzsteuer je Position, Fremdwährungsrechnungen und sieben Rechnungsarten von der Anzahlungs- bis zur Stornorechnung mit. Für die E-Rechnung in Deutschland erzeugt er ZUGFeRD und XRechnung und prüft jede Datei vorher gegen EN 16931. Als verwaltete Lösung in Ihrer Dataverse-Umgebung arbeitet er mit der Standard-Rechnung, ohne zweites System und ohne Synchronisation. Da er die Apps von Microsoft erweitert, erhalten Sie deren Updates weiterhin.
- Rechnungseditor, Markenprofile und E-Rechnung für die Standard-Rechnung in Dynamics 365
- Bei WBS seit September 2026 produktiv im Einsatz
- Einführung mit Beratern, die Dynamics 365 Sales und Project Operations aus Projekten kennen
Die Ausgangslage
Was der Standard-Rechnung in Dynamics 365 Sales und Project Operations fehlt
Im Standard legen Dynamics 365 Sales und Project Operations die Rechnung als Datensatz an. Für Rechnungsbeleg, Abschläge, Stornos und Nummernvergabe fehlen Funktionen, die viele Unternehmen brauchen. In Deutschland kommt die E-Rechnungspflicht hinzu: Ab 2027 sind Rechnungen an inländische Geschäftskunden grundsätzlich E-Rechnungen, mit einer Übergangsregel für kleinere Unternehmen, die nur Leistungen aus 2027 betrifft (Details weiter unten). Eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei erzeugen Sales und Project Operations im Standard nicht. Der WBS Invoice Accelerator richtet sich an Unternehmen, die in Dynamics 365 Sales oder Project Operations abrechnen. Für Finance & Operations und Business Central gibt es eigene E-Rechnungsfunktionen und viele spezialisierte Anbieter.
Der Rechnungsbeleg hängt an einer Word-Vorlage
Den Rechnungsbeleg erzeugt Dynamics 365 meist aus einer Word-Vorlage. Logo, Farben und Bankverbindung stehen fest in der Vorlage, und wer mehrere Marken oder Gesellschaften in einer Umgebung abrechnet, pflegt mehrere Vorlagen. Korrekturen landen oft im Word-Dokument, und der Datensatz weicht dann vom Beleg ab.
Rechnungsarten fehlen im Standard
Eine Rechnung ist in Dynamics 365 Sales nur aktiv, bezahlt oder storniert. Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung gibt es nicht, ebenso wenig eine Stornorechnung mit eigener Nummer, und ein Abschlag lässt sich nicht mit der Schlussrechnung verrechnen. Den Stand der Abschläge führen viele Teams deshalb in Excel.
Die Rechnungsnummer entsteht zu früh
Im Standard vergibt Dynamics 365 die Rechnungsnummer schon beim Anlegen des Datensatzes. Entwürfe verbrauchen Nummern, und am Nummernkreis lässt sich nicht mehr ablesen, welche Rechnungen ausgestellt wurden.
Rechnungseditor
Rechnungseditor in Dynamics 365: Rechnungen auf dem Beleg bearbeiten, im Layout Ihrer Marke
Mit dem kompletten Accelerator sehen Sie im Rechnungsformular von Dynamics 365 die Rechnung so, wie Ihr Kunde sie erhält. Per Klick öffnen Sie einen Bereich des Belegs zur Bearbeitung, vom Briefkopf über die Positionen bis zu den Summen. Die Eingabefelder erscheinen dort, wo der Text auf dem Beleg steht.
Positionen aus Katalog und Preisliste
Beim Tippen in eine Position sucht der Editor aktive Produkte nach Name oder Produktnummer und setzt den Preis aus der Preisliste der Rechnung ein. Jeder Suchtext kann auch als Freitextposition stehen bleiben. Einzelpreis, Menge und Gesamtbetrag können Sie jeweils ändern, die Reihenfolge per Drag-and-drop. Rabatt, Steuer und Gesamtsumme werden bei jeder Eingabe neu berechnet.
Mehrere Marken in einer Umgebung
Jedes Markenprofil hat eigene Firmendaten, Logo, Farben, Steuer- und Registerangaben und Bankverbindung, dazu Papierformat (A4 oder US Letter), Belegsprache, Standardsteuersatz und Standardpreisliste. Das Markenprofil wählen Sie je Rechnung. Logo und Farben ändern Sie direkt im Editor, und die Änderung gilt für alle Rechnungen dieses Profils.
Nummernkreise und Textvorlagen je Rechnungsart
Ein Nummernkreis gilt für die Rechnungsarten, die Sie ihm zuordnen, für ein Markenprofil oder als Standard. Formate wie RG-26-0148 setzen sich aus Präfix, Jahr und laufender Nummer zusammen. Die Rechnungsnummer wird erst bei der Ausstellung vergeben und ist fortlaufend. Der Zähler läuft über den Jahreswechsel weiter; wer jedes Jahr bei 1 beginnen will, setzt ihn zum Jahresbeginn zurück. Textvorlagen liefern Einleitungs- und Fußtext je Rechnungsart, auf Wunsch je Marke.
Rechnungsübersicht mit Fälligkeiten und Status
Die Rechnungsliste zeigt je Rechnung Kunde, Nummer, Fälligkeit wie „Fällig in 4 Tagen“, Betrag in der Rechnungswährung, Rechnungsart und Status. Darüber stehen drei Summen: überfällig, offen und im Entwurf. Die Summen sind auf Rechnungen in einer Währung ausgelegt. Filter je Rechnungsart und eine Suche nach Kunde, Nummer oder Beschreibung grenzen die Liste ein.
Außerdem im Editor
- Kunden suchen, anlegen oder bearbeiten, ohne die Rechnung zu verlassen
- Leistungserfassung mit den Istwerten aus Project Operations unter jeder Position
- Statusanzeige von Entwurf bis bezahlt; bezahlte und stornierte Rechnungen sind schreibgeschützt
- Nicht gespeicherte Änderungen bleiben im Browser erhalten und lassen sich wiederherstellen
- Warnung bei doppelter Rechnungsnummer, Prüfung von Kunde und Fälligkeit vor dem Speichern
- Oberfläche auf Deutsch oder Englisch, je nach Spracheinstellung in Dynamics 365
Ein Layout für Bildschirm, Druck und E-Rechnung
Der Beleg im Editor, das PDF aus dem Druckdialog und das PDF der ZUGFeRD-Rechnung entstehen aus demselben Layout. Die Schrift ist eingebettet, der Tabellenkopf wiederholt sich auf jeder Seite, und Positionen werden nicht über Seitenumbrüche getrennt.
So funktioniert es
Vom Entwurf zur ausgestellten Rechnung in Dynamics 365 Sales und Project Operations
Grundlage ist die Standard-Rechnung von Dynamics 365, ob sie aus Sales, aus Project Operations oder von Hand kommt. Mit dem kompletten Accelerator durchläuft eine Rechnung diese vier Schritte. Das E-Rechnungs-Add-on bringt die E-Rechnung aus dem letzten Schritt auf Ihr bestehendes Rechnungsformular.
Rechnung erstellen
Sie erstellen die Rechnung aus dem Auftrag in Sales, über den Rechnungslauf oder „Rechnung erstellen“ am Projektvertrag in Project Operations oder von Hand. Markenprofil, Steuersatz, Preisliste und Texte übernimmt der Accelerator aus Ihren Vorgaben. Bis zur Ausstellung trägt die Rechnung eine Entwurfsnummer wie ENTWURF-01053 und lässt sich noch löschen.
Bearbeiten und ergänzen
Im Editor ergänzen oder ändern Sie Positionen, wählen das Markenprofil und prüfen den Steuersatz je Position, etwa 19 % oder 7 %, bei Reverse Charge oder Steuerbefreiung ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis aus Ihrem Steuersatz. Rechnungsart und Leistungsdatum oder Leistungszeitraum tragen Sie in den Feldern des Rechnungsformulars ein; bei Projektrechnungen ergibt sich der Zeitraum aus den Transaktionsdaten. Die Textvorlage der Rechnungsart liefert die Standardtexte.
Mit Rechnungsnummer ausstellen
Sobald Sie die Rechnung ausstellen, indem Sie ihren Status auf „Aktiv“ setzen, vergibt der Accelerator die nächste Nummer aus dem passenden Nummernkreis, etwa RG-26-0148. Auch wenn zwei Personen gleichzeitig ausstellen, entsteht keine Nummer doppelt, und die Nummern bleiben fortlaufend. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr löschen. Eine Projektrechnung wird im selben Schritt in Project Operations bestätigt. Bestätigt jemand sie stattdessen direkt in Project Operations, bekommt sie ihre Nummer auf dieselbe Weise.
Als PDF oder E-Rechnung versenden
„Senden an…“ speichert die Rechnung, öffnet den Druckdialog für das PDF und danach einen E-Mail-Entwurf an Ihren Kunden, dem Sie das PDF anhängen. Für die E-Rechnung wählen Sie ZUGFeRD für Geschäftskunden oder XRechnung für öffentliche Auftraggeber; nur eine Rechnung, die alle Prüfregeln besteht, wird zur Datei, die danach als Notiz an der Rechnung liegt. Verschickt wird sie auf dem Weg, den Sie mit dem jeweiligen Kunden vereinbart haben.
Den Accelerator gibt es als Komplettlösung oder als E-Rechnungs-Add-on für Ihr bestehendes Rechnungsformular. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viel sich an Ihrer Rechnungsstellung ändern soll.
Der komplette WBS Invoice Accelerator
Für Unternehmen, deren Rechnungsstellung im Standard an Grenzen stößt. Der komplette Accelerator bringt Rechnungseditor, Rechnungsübersicht, Markenprofile, Nummernkreise und Rechnungsarten in die App „WBS Invoice Accelerator“, für Dynamics 365 Sales und Project Operations. Die E-Rechnung ist in jeder Lizenz des kompletten Accelerators enthalten.
- Rechnungseditor auf dem Beleg und Rechnungsübersicht in Dynamics 365
- Markenprofile mit Firmendaten, Logo und Farben, Textvorlagen je Rechnungsart, Beleg auf Deutsch oder Englisch
- Sieben Rechnungsarten von der Anzahlungs- bis zur Stornorechnung, Storno mit eigener Nummer und Bezug auf die Ursprungsrechnung
- Entwurfsnummer bis zur Ausstellung, danach die fortlaufende Rechnungsnummer je Rechnungsart und Markenprofil
- Rechnungen aus dem Auftrag in Sales, aus dem Rechnungslauf in Project Operations, von Hand oder als Kopie einer bestehenden Rechnung
E-Rechnung auf Ihrem bestehenden Rechnungsformular
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen schon in Dynamics 365 schreiben und daran wenig ändern wollen. Das Add-on bringt ZUGFeRD und XRechnung auf das Rechnungsformular, mit dem Sie heute arbeiten.
- Drei E-Rechnungs-Schaltflächen im Menüband: E-Rechnung prüfen, E-Rechnung (ZUGFeRD) und E-Rechnung (XRechnung)
- Prüfung gegen EN 16931, bevor eine Datei entsteht
- Die Datei liegt als Notiz an der Rechnung
- Ihre Workflows und Vorlagen für Angebote und Auftragsbestätigungen bleiben unverändert
- Das PDF der ZUGFeRD-Rechnung entsteht aus dem Datensatz, im Layout Ihres Markenprofils
- Zu jeder E-Rechnung ein Nachweis mit Prüfsumme; wer sie erneut anfordert, bekommt die ursprüngliche Datei
In beiden Fällen
Für die E-Rechnung kommen einige Felder hinzu, die gepflegt werden müssen: Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, eine Steuerkategorie je Steuersatz, bei Reverse Charge die USt-IdNr. des Kunden und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Die Rechnungsnummer vergibt der Accelerator bei der Ausstellung aus einem Nummernkreis, und diese Nummer steht auch in der XML. Ohne einen Nummernkreis für die Rechnungsart lässt sich die Rechnung nicht ausstellen.
Rechnungsarten
Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung und Storno in Dynamics 365
Bauunternehmen und Baudienstleister, Energieunternehmen, Versorger und Ingenieurbüros rechnen große Aufträge meist in Anzahlungen und Abschlägen ab. Der komplette Accelerator bringt dafür sieben Rechnungsarten mit: Rechnung, Teilrechnung, Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung, Rechnungskorrektur (in der App: Gutschrift) und Stornorechnung. Jede Rechnungsart hat ihre eigene Summenlogik, auf dem Beleg und in der E-Rechnung.
Rechnungen aus dem Auftrag, auch als Anzahlung oder Abschlag
Mit „Rechnung erstellen“ am Auftrag in Sales entsteht die Rechnung mit Kunde, Preisliste und Währung des Auftrags; ob sie Rechnung, Teil- oder Schlussrechnung ist, legen Sie im Feld Rechnungsart fest. Für eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung tragen Sie im Rechnungsformular den Prozentsatz ein, bei einem Abschlag auch seine Nummer; Umsatzsteuer und Bruttobetrag des Abschlags rechnet der Accelerator aus. Der Beleg zeigt Netto, Umsatzsteuer und Brutto des Abschlags.
Schlussrechnung: Abschläge desselben Auftrags werden angerechnet
Die Schlussrechnung führt die Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen desselben Auftrags als Abzüge auf und weist den Restbetrag aus. In der E-Rechnung stehen dieselben Abzüge mit dem angerechneten Betrag und dem Bezug auf jeden Abschlag; passen die Beträge nach den Regeln der EN 16931 nicht zusammen, entsteht keine Datei. Nach § 14 Abs. 5 UStG sind in der Schlussrechnung die vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer abzusetzen. Wie Sie mit einer noch offenen Abschlagsrechnung umgehen, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung fest.
Projektrechnungen: Storno über die Korrekturrechnung von Microsoft
Eine bestätigte Projektrechnung storniert der Accelerator über die Korrekturrechnung von Project Operations. Die abgerechneten Istwerte werden zurückgebucht, die Leistung ist wieder abrechenbar. Die Korrektur wird als Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug auf die Ursprungsrechnung geführt, und sobald sie bestätigt ist, gilt die Ursprungsrechnung als storniert. Eine Teilkorrektur, die den Betrag mindert, wird als Rechnungskorrektur geführt. Mehr dazu in unserem Beitrag zur E-Rechnung für Project Operations.
Rechnungskorrektur und Storno mit Bezug auf die Ursprungsrechnung
In Sales erzeugt ein Storno eine Stornorechnung mit allen Positionen und positiven Beträgen und markiert die Ursprungsrechnung als storniert. Die Stornorechnung verweist auf die Ursprungsrechnung und bekommt bei der Ausstellung ihre eigene Nummer. Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht löschen. In der E-Rechnung tragen Rechnungskorrektur und Stornorechnung den Typ 381 und den Bezug auf die Ursprungsrechnung.
Abzüge in der Schlussrechnung RG-26-1498, Musterbau GmbH
Nettobetrag
18.000,00
USt. 19 %
3.420,00
Bruttobetrag
21.420,00
abzgl. Abschlagsrechnung RG-26-1490
−7.140,00
abzgl. Abschlagsrechnung RG-26-1494
−7.140,00
Angerechnete Abschläge gesamt (in der XML)
14.280,00
Restbetrag
7.140,00 EUR
In der XML stehen dieselben Abzüge: der angerechnete Betrag, der Bezug auf beide Abschlagsrechnungen und der Restbetrag.
Außerdem enthalten
- Steuerkategorien für Reverse Charge (§ 13b UStG), innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren, mit dem Reverse-Charge-Hinweis oder Befreiungstext aus Ihren Steuersätzen
- Fremdwährungsrechnungen mit Wechselkurs, Kursdatum und Gesamtbetrag in Ihrer Basiswährung, in der E-Rechnung auch mit der Umsatzsteuer in Ihrer Buchungswährung
- Rabatt auf die gesamte Rechnung in Prozent oder als Betrag, in der E-Rechnung bei einheitlichem Steuersatz
- Unterschiedliche Steuersätze auf einer Rechnung, je Position gesetzt
- Belegsprache Deutsch oder Englisch, Zahlen- und Datumsformat sowie A4 oder US Letter je Markenprofil
E-Rechnung in Deutschland
E-Rechnungspflicht 2027: was ab 2025, 2027 und 2028 gilt
Die Regeln stammen aus dem Wachstumschancengesetz und gelten für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Entscheidend ist, ab wann Ihr Unternehmen empfangen und ab wann es ausstellen muss.
Seit 2025: Empfang für alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Ab 2027: Ausstellungspflicht, Übergang bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Ab dem 1. Januar 2027 stellen Sie Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung aus, auch für Leistungen aus 2026. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie Leistungen aus 2027 noch bis zum 31. Dezember 2027 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF abrechnen. Rechnungen per EDI bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig, unabhängig vom Umsatz.
Ab 2028: Ausstellung für alle
Die Übergangsfristen laufen aus. Unabhängig vom Umsatz stellen dann grundsätzlich alle Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung aus.
Was ausgenommen bleibt
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden. Sie dürfen weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschickt werden.
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025
Das Leistungsdatum gehört in den strukturierten Teil der E-Rechnung. Eine Datei mit Formatfehlern gilt als sonstige Rechnung und damit nicht als E-Rechnung. Fehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben machen die Rechnung nicht ordnungsmäßig. Eine Validierung kann sie als Geschäftsregelfehler zeigen, aber nicht jeden Inhaltsfehler, etwa einen falschen Steuersatz. Wer die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, darf sich auf das Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu Format und Geschäftsregeln verlassen; das Ministerium rät, den Validierungsbericht aufzubewahren (Rn. 6a, 35a). Der Accelerator prüft vor jeder Datei die Geschäftsregeln der EN 16931 und das Schematron, bei der XRechnung auch die BR-DE-Regeln, erzeugt bei einem Fehler keine Datei und hält eine Zusammenfassung der Prüfung im Nachweis fest. Schema-Prüfung und KoSIT-Validator setzen wir in unseren Tests ein.
Stand: September 2026. Wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klärt Ihre Steuerberatung.
Wie die E-Rechnung Dynamics 365 Sales konkret betrifft, lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027, für Projektrechnungen im Beitrag zur E-Rechnung für Dynamics 365 Project Operations. Die Sicht der Finanzverwaltung finden Sie in den FAQ des Bundesfinanzministeriums.
E-Rechnung im Accelerator
ZUGFeRD und XRechnung aus Dynamics 365, vor der Ausgabe geprüft
Weder Sales noch Project Operations erzeugen aus der Rechnung in Dataverse eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, und im Standard lässt sich dafür nichts einschalten. Die E-Rechnung von Microsoft gehört zu Finance & Operations und Business Central. Der Accelerator baut aus der Rechnung, ihren Positionen und Steuersätzen ein Datenmodell nach EN 16931 in der Syntax UN/CEFACT CII und erzeugt daraus ZUGFeRD oder XRechnung, je nachdem, was Ihr Kunde braucht. XML-Vorlagen oder Feldzuordnungen pflegen Sie dafür nicht.
ZUGFeRD für Geschäftskunden: PDF/A-3 mit eingebetteter XML
Im PDF, das Ihr Kunde liest, steckt die strukturierte Rechnung als eingebettete Datei factur-x.xml. Das PDF zeigt den Beleg im Layout Ihres Markenprofils. Erzeugt wird das Profil EN 16931 nach ZUGFeRD 2.3.3. Diese Version ist technisch identisch mit Factur-X 1.07.3, dem französischen Namen desselben Standards. Die Finanzverwaltung erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
XRechnung für öffentliche Auftraggeber
Die XRechnung 3.0.2 ist eine reine XML-Datei. Als Käuferreferenz enthält sie die Leitweg-ID, die Ihnen der öffentliche Auftraggeber für die Zustellung mitteilt. Ist keine Leitweg-ID eingetragen, nimmt der Accelerator die Kundenreferenz der Rechnung. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die Leitweg-ID; tragen Sie sie bei Rechnungen an öffentliche Kunden immer ein. Geprüft wird zusätzlich gegen die deutschen BR-DE-Regeln. Fehlen eine Käuferreferenz, Ihr Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail oder die E-Mail-Adresse des Empfängers, entsteht keine Datei.
Geprüft, bevor die Datei entsteht
Vor jeder Datei laufen die Regeln der EN 16931, das Schematron und unsere Konsistenzprüfungen, bei der XRechnung zusätzlich die BR-DE-Regeln und das Schematron der KoSIT. Verletzt die Rechnung eine Regel, entsteht keine Datei. Die Buchhaltung ergänzt die Angabe im Datensatz und erzeugt die E-Rechnung neu. Mit „E-Rechnung prüfen“ läuft dieselbe Prüfung vorab, ohne dass eine Datei entsteht. Im Test hat der KoSIT-Validator die XRechnung akzeptiert, und veraPDF hat die ZUGFeRD-Datei als PDF/A-3b bestätigt.
Der passende Rechnungstyp in der XML
Rechnung, Teil-, Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung tragen in der XML den Rechnungstyp 380, Rechnungskorrektur und Stornorechnung den Typ 381. Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung enthält in der XML eine Position über den Abschlag zum Steuersatz der Rechnung, bezeichnet mit Art, Prozentsatz und Betreff der Rechnung. Der Betreff sollte die Leistung nennen, denn für die E-Rechnung zählt der strukturierte Teil.
Das Leistungsdatum gehört in den strukturierten Teil
Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 gehört das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum in den strukturierten Teil der E-Rechnung. Ein Satz im Rechnungstext reicht nicht, denn er steht in der XML nur als freier Hinweis. Deshalb haben Leistungsdatum und Leistungszeitraum eigene Felder an der Rechnung, und bei Projektrechnungen übernimmt der Accelerator den Zeitraum aus den Transaktionsdaten.
Ein Nachweis zu jeder ausgestellten E-Rechnung
Zu jeder E-Rechnung legt der Accelerator einen Nachweis an: Format, Rechnungsnummer, Zeitpunkt, ausstellende Person, Prüfsumme (SHA-256), Dateigröße und Prüfergebnis. Nachweis und Datei sind gegen Änderung und Löschen gesperrt, und eine Rechnung mit E-Rechnung lässt sich nicht mehr löschen. Wer die E-Rechnung erneut anfordert, bekommt die ursprüngliche Datei.
Aus dem Prüfbericht
„Pflichtangabe fehlt: Leistungsdatum (BT-72) oder Leistungszeitraum (BG-14) muss im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen …“ Solange keine der beiden Angaben an der Rechnung steht, entsteht keine Datei. Bei einer Anzahlungsrechnung vor der Leistung gibt es nur einen Hinweis.
Einführung
Rechnungsstellung und E-Rechnung: Lösung und Einführung aus einer Hand
Für Dynamics 365 Sales und Project Operations haben wir den WBS Invoice Accelerator selbst entwickelt, und seit September 2026 stellen wir unsere eigenen Rechnungen damit aus. Wir führen ihn gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung ein und passen Abläufe, Felder und Vorlagen dort an, wo Ihre Rechnungsstellung es verlangt.
Bestandsaufnahme Ihrer Rechnungen
Wir schauen uns Ihre Rechnungen und Abläufe je Rechnungsart an und zeigen, wo Datensatz, Dokument und Praxis heute auseinanderlaufen, etwa bei Korrekturen, die nur im Word-Dokument stehen.
Abläufe anpassen, mit Buchhaltung und Steuerberatung
Die Regeln, die bisher im Kopf lagen, legen wir mit Ihnen fest und bilden sie, wo nötig, im System ab: Anrechnung von Abschlägen, Korrekturwege, Erfassung des Leistungsdatums und Freigaben, abgestimmt mit Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerberatung.
Erweiterungen, wo Ihr Geschäft sie braucht
Wo Ihre Abläufe vom Standard abweichen, passen wir Felder, Regeln und Oberflächen an.
Einrichtung und Stammdaten
Wir richten Markenprofile, Nummernkreise, Steuersätze und Textvorlagen ein und prüfen Kunden- und Steuerdaten auf das, was die E-Rechnung verlangt. Lücken schließen wir mit Ihnen, bevor die erste Rechnung an einen Kunden geht.
Begleitung im Betrieb
Nach dem Start bleiben wir ansprechbar: bei den ersten Rückfragen von Empfängern, bei Sonderfällen und bei neuen Versionen der Standards. Lehnt ein Kunde eine E-Rechnung ab, helfen wir Ihnen, die Ursache zu finden.
Wo steht Ihre Rechnungsstellung heute?
Schicken Sie uns zehn Rechnungen aus dem letzten Jahr, gern geschwärzt und möglichst aus jeder Rechnungsart, die Sie nutzen. Für die Übergabe vereinbaren wir einen sicheren Weg. Wir sagen Ihnen, welche Abläufe sich bei Ihnen ändern und was dafür zu tun ist.
Wir kennen Dynamics 365 Sales, Project Operations und Dataverse aus Kundenprojekten. Mehr zur Einführung von Dynamics 365 Sales, zu Dynamics 365 Project Operations und zu unserer Prozessberatung.
Betrieb und Daten
Wo Ihre Rechnungsdaten verarbeitet werden
Rechnungseditor, Rechnungsübersicht, Nummernvergabe und Storno laufen in Ihrer Dataverse-Umgebung. Editor und Übersicht rufen dabei keine externen Dienste auf. Nur die E-Rechnungsdatei entsteht außerhalb davon, in einem kleinen Dienst (einer Azure Function), den WBS für Sie in Deutschland betreibt (Azure-Region Germany West Central, Frankfurt). Der Dienst speichert keine Rechnungen. Sein Betriebsprotokoll hält technische Angaben fest, etwa welche Rechnung bei einem Fehler betroffen war und warum.
Bei WBS in Deutschland
Der Dienst hat nur Leserechte. Für den Betrieb schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Eine Instanz je Umgebung
Produktive Rechnungen laufen über eine eigene Produktivinstanz des Dienstes, nie über eine Testinstanz.
Zugriff und Daten
- Der Dienst hat reine Leserechte auf Rechnungen, Aufträge, Kunden, Produkte und die Einstellungen des Accelerators und kann Ihre Geschäftsdaten nicht verändern.
- Den Dienst legen Sie als Anwendungsbenutzer mit der Rolle „WBS E-Invoice Renderer“ an, die nur Leserechte hat.
- Der Dienst speichert keine Rechnungen; die Daten bleiben in Dataverse.
- Die Datei legt der Accelerator als Notiz an der Rechnung in Ihrer Dataverse-Umgebung ab.
Der Weg dahin
Den WBS Invoice Accelerator einführen: So läuft es bis zum Produktivstart
Wir spielen die Lösung in Ihre Testumgebung ein und stimmen die Abläufe mit Ihrem Team ab. Bevor etwas produktiv geht, nimmt Ihre Buchhaltung das Ergebnis an Ihren eigenen Rechnungen ab. Der Umfang hängt davon ab, welche Rechnungsarten Sie nutzen.
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns Rechnungen aus jeder Rechnungsart an, die Sie nutzen, und die Abläufe dahinter. Sie bekommen eine Liste der Änderungen. Danach legen wir Umfang und Preis der Einführung fest.
Installation in Ihrer Testumgebung
Wir installieren die verwaltete Lösung auf Ihrem üblichen Weg von der Entwicklungs- über die Test- in die Produktivumgebung. Dazu richten wir Markenprofile, Nummernkreise, Steuersätze, Textvorlagen und die neuen Felder ein, für die E-Rechnung außerdem die Anbindung an den E-Rechnungsdienst und die Stammdaten-Checkliste.
Abnahme an Ihren eigenen Rechnungen
Jede Rechnungsart, die Sie nutzen, läuft durch die Prüfung, auch Schlussrechnungen mit Abschlägen, Rechnungskorrekturen und Stornos, in Project Operations auch Bestätigung und Korrekturrechnung. Ihre Buchhaltung nimmt Inhalt und Layout ab.
Produktivstart und Betrieb
Wir übernehmen die Lösung in die Produktion, geben der Buchhaltung eine kurze Anleitung und begleiten Sie im Betrieb.
Lizenz je Umgebung
Keine Gebühr pro Rechnung und keine pro Benutzer. Die Preise nennen wir Ihnen auf Anfrage.
- Ein eigener Lizenzschlüssel je Dataverse-Umgebung
- Einführung durch WBS als Teil des Angebots, Umfang nach der Bestandsaufnahme
- Begleitung nach dem Produktivstart durch das Team, das den Accelerator entwickelt hat
- 14 Tage Übergangsfrist, wenn eine Lizenz abläuft
- Auch nach der Übergangsfrist werden in Sales und Project Operations weiter Rechnungen erstellt und nummeriert, und Ihre bestehenden Rechnungen bleiben zugänglich
Voraussetzungen: Dynamics 365 Sales oder Dynamics 365 Project Operations mit Rechnungen in Dataverse; Einsätze aus Field Service sind abgedeckt, wenn sie über Project Operations abgerechnet werden. Dazu Ihre Firmendaten im Markenprofil (Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Bankverbindung), bei Reverse Charge und EU-Kunden auch die USt-IdNr. des Kunden. Für die E-Rechnung zusätzlich: die IBAN im Markenprofil, eine Steuerkategorie je Steuersatz, das Land jedes Kunden, bei öffentlichen Auftraggebern eine Rechnungs-E-Mail-Adresse, die Leitweg-ID und Ihr Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail sowie das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum im eigenen Feld an jeder Rechnung.
Fragen
Häufige Fragen zur Rechnungsstellung in Dynamics 365 und zur E-Rechnung
Die Fragen, die uns Buchhaltung und IT am häufigsten stellen. Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie uns.
Was bringt der WBS Invoice Accelerator gegenüber der Standard-Rechnung in Dynamics 365?
Er ergänzt die Standard-Rechnung von Dynamics 365 Sales und Project Operations um einen Rechnungseditor auf dem Beleg, Markenprofile für Logo, Farben und Firmendaten, Nummernkreise mit Vergabe bei der Ausstellung, Textvorlagen und sieben Rechnungsarten von der Anzahlungs- bis zur Stornorechnung. Dazu kommen Umsatzsteuer je Position, Fremdwährungsrechnungen und eine Rechnungsübersicht mit Fälligkeiten und Status. Für die E-Rechnung in Deutschland erzeugt der Accelerator ZUGFeRD und XRechnung. Rechnungen und Positionen bleiben in den Standardtabellen von Dataverse, ohne zweites System und ohne Synchronisation.
Können wir mehrere Marken oder Gesellschaften in einer Umgebung abrechnen?
Ja. Jedes Markenprofil hat eigene Firmendaten, Logo, Farben, Anschrift, Steuer- und Registerangaben, Bankverbindung, Papierformat, Belegsprache, Standardsteuersatz und Standardpreisliste. Nummernkreise und Textvorlagen lassen sich je Markenprofil anlegen. Das Markenprofil wählen Sie je Rechnung; nach der Ausstellung ist es im Formular und im Editor gesperrt. Übersicht und Summen zeigen alle Markenprofile gemeinsam. Für Gesellschaften in verschiedenen Ländern oder mit unterschiedlicher Buchungswährung prüfen wir die Einrichtung vorab.
Eignet sich der Accelerator auch für Unternehmen außerhalb Deutschlands?
Für die Rechnungsstellung ja. Editor, Markenprofile, Nummernkreise, Rechnungsarten, Umsatzsteuer je Position und Fremdwährungsrechnungen funktionieren auch außerhalb Deutschlands. Zahlen- und Datumsformat sowie das Papierformat (A4 oder US Letter) legt das Markenprofil fest, Oberfläche und Beleg gibt es auf Deutsch und Englisch. Steuern bildet der Accelerator als Umsatzsteuer mit einem Satz je Position ab, Bankverbindungen mit IBAN und BIC. Rechnungsarten, Nummernvergabe und Sperren folgen deutscher Praxis. Mehrere Steuern auf einer Position, wie bei der Sales Tax in den USA, unterstützt er nicht. Die E-Rechnung umfasst ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931; andere nationale Formate und der Versand über Peppol gehören nicht dazu.
Funktioniert der Accelerator auch mit Dynamics 365 Project Operations?
Ja, für die Projektrechnungen, die Project Operations in Dataverse anlegt, per Rechnungslauf oder mit „Rechnung erstellen“ am Projektvertrag. Sie bekommen dieselbe Nummerierung und dieselbe E-Rechnung wie Rechnungen aus Sales. Stellen Sie die Rechnung im Accelerator aus, wird sie zugleich in Project Operations bestätigt. Bestätigt jemand sie stattdessen mit „Bestätigen“ in Project Operations, bekommt sie ihre Nummer auf dieselbe Weise. Den Leistungszeitraum übernimmt der Accelerator aus den Transaktionsdaten der Rechnungspositionen, wenn Sie ihn nicht selbst eintragen. Eine bestätigte Projektrechnung wird über die Korrekturrechnung von Microsoft storniert: Die abgerechneten Istwerte werden zurückgebucht, und die Korrektur wird als Stornorechnung mit eigener Nummer geführt. Einsätze aus Field Service sind abgedeckt, wenn sie über Project Operations abgerechnet werden. Rechnet Project Operations über Dynamics 365 Finance ab, entsteht die Rechnung dort, und der Accelerator ist nicht das passende Werkzeug.
Wann bekommt eine Rechnung ihre Rechnungsnummer?
Bei der Ausstellung. Bis dahin trägt sie eine Entwurfsnummer wie ENTWURF-01053 und lässt sich noch löschen. Dann vergibt der Accelerator die nächste Nummer aus dem Nummernkreis für Rechnungsart und Markenprofil, etwa RG-26-0148. Stellen zwei Personen gleichzeitig aus, bekommt jede Rechnung ihre eigene Nummer, und die Nummern bleiben fortlaufend. Einen Neustart der laufenden Nummer zum Jahreswechsel richten Sie bei Bedarf selbst ein. Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht mehr löschen.
Können Dynamics 365 Sales und Project Operations E-Rechnungen erstellen?
Im Standard nicht. Weder Sales noch Project Operations erzeugen aus der Rechnung in Dataverse ZUGFeRD oder XRechnung. Die E-Rechnung von Microsoft gehört zu Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central. Der WBS Invoice Accelerator ergänzt die Standard-Rechnung von Sales und Project Operations um ZUGFeRD und XRechnung, entweder auf Ihrem bestehenden Rechnungsformular oder mit dem kompletten Accelerator. Eingehende E-Rechnungen verarbeitet er nicht. Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025, und ein E-Mail-Postfach erfüllt sie. Wie eingehende Dateien geprüft, weitergeleitet und archiviert werden, klären wir in der Einführung mit Ihrer Buchhaltung.
Gilt die E-Rechnungspflicht 2027 für unser Unternehmen?
Beim Empfang ja, und ab 2027 in den meisten Fällen auch beim Ausstellen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt. Rechnungen, die Sie ab dem 1. Januar 2027 an inländische Unternehmen stellen, müssen E-Rechnungen sein, auch für Leistungen aus 2026. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie Leistungen aus 2027 noch bis Ende 2027 auf Papier oder, mit Zustimmung Ihres Kunden, als PDF abrechnen. Rechnungen per EDI bleiben mit Zustimmung Ihres Kunden bis Ende 2027 zulässig, unabhängig vom Umsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Keine E-Rechnung brauchen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Wie das für Ihren Fall gilt, klärt Ihre Steuerberatung.
ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format brauchen wir?
Für Geschäftskunden in der Regel ZUGFeRD, für öffentliche Auftraggeber die XRechnung. ZUGFeRD ist ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml. Wir erzeugen das Profil EN 16931 nach ZUGFeRD 2.3.3 (technisch identisch mit Factur-X 1.07.3), das die Finanzverwaltung als E-Rechnung anerkennt. Die XRechnung 3.0.2 ist eine reine XML-Datei mit der Leitweg-ID als Käuferreferenz. Beide entstehen aus demselben Datenmodell; jede Rechnung erhält eines der beiden Formate. Eine offizielle Zertifizierungsstelle gibt es für ZUGFeRD und XRechnung nicht. Maßstab sind die Regeln der EN 16931, bei der XRechnung auch die BR-DE-Regeln; der Accelerator prüft sie vor jeder Datei. In unseren Tests hat der KoSIT-Validator die XRechnung akzeptiert und veraPDF die ZUGFeRD-Datei als PDF/A-3b bestätigt.
Wie werden Abschlags- und Schlussrechnungen als E-Rechnung abgebildet?
Über den Rechnungstyp, die Beträge und die Bezüge. Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen tragen den Typ 381 und den Bezug auf die Ursprungsrechnung, alle anderen Rechnungen den Typ 380. Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung weist in der XML den Abschlag als eigene Position aus. Die Schlussrechnung rechnet die Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen desselben Auftrags an; die XML enthält den angerechneten Betrag, den Bezug auf jeden Abschlag und den Restbetrag. Passen die Beträge nach den Regeln der EN 16931 nicht zusammen, entsteht keine Datei.
Können wir unser Rechnungsformular und unsere Vorlagen behalten?
Ja, mit einer Einschränkung. Mit dem E-Rechnungs-Add-on bekommt Ihr bestehendes Rechnungsformular drei E-Rechnungs-Schaltflächen im Menüband: E-Rechnung prüfen, E-Rechnung (ZUGFeRD) und E-Rechnung (XRechnung). Ihre Workflows und Ihre Vorlagen für Angebote und Aufträge bleiben unverändert. Das lesbare PDF der ZUGFeRD-Rechnung erzeugt der Accelerator aber selbst aus dem Datensatz, im Layout Ihres Markenprofils; Ihre bisherige Rechnungsvorlage verwendet er dafür nicht. Korrekturen, die heute im Word-Dokument passieren, gehören deshalb in den Datensatz. Editor, Rechnungsarten und fortlaufende Nummerierung bringt der komplette Accelerator mit.
Wo werden unsere Rechnungsdaten verarbeitet?
Rechnungsstellung, Nummernvergabe und Storno laufen in Ihrer Dataverse-Umgebung. Nur die E-Rechnungsdatei erzeugt eine Azure Function, die WBS für Sie in Deutschland betreibt (Azure-Region Germany West Central, Frankfurt). Für den Betrieb schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Dienst hat nur Leserechte und kann Ihre Geschäftsdaten nicht verändern. Er speichert keine Rechnungen; sein Betriebsprotokoll hält technische Angaben fest, etwa welche Rechnung bei einem Fehler betroffen war und warum. Die Datei legt der Accelerator als Notiz an der Rechnung ab.
Was kostet der WBS Invoice Accelerator?
Der Accelerator wird je Umgebung lizenziert, ohne Gebühr pro Rechnung und ohne Gebühr pro Benutzer. Die Einführung durch WBS gehört zum Angebot; ihren Umfang legen wir nach der Bestandsaufnahme Ihrer Rechnungen fest. Konkrete Preise nennen wir Ihnen gern im Gespräch.
Nächster Schritt
Wie Ihre Rechnungen im WBS Invoice Accelerator aussehen würden
Im Termin zeigen wir Ihnen an einem Demosystem, wie eine Rechnung aus Sales und eine aus Project Operations vom Entwurf im Editor über Markenprofil und Rechnungsnummer bis zum PDF und zur E-Rechnung laufen. Danach gehen wir Ihre Rechnungsarten durch und besprechen, wo bei Ihnen Anpassungen nötig wären.
Mehr von uns: weitere WBS-Produkte für Dynamics 365 und Dynamics 365 Beratung aus Würzburg.