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E-Rechnung: Fehlercode erklärt

PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten

Der Validator hat in der hochgeladenen PDF-Datei keine eingebettete Rechnungs-XML gefunden.

Was die Regel prüft

Der Validator hat in der hochgeladenen PDF-Datei keine eingebettete Rechnungs-XML gefunden. Es gibt also nichts, was er gegen EN 16931 prüfen könnte. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein reines PDF gilt bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen nur noch in den Übergangsfristen als zulässige Rechnung.

Offizieller Regeltext

Zusammenfassung in eigenen Worten, kein offizieller Regeltext: Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung enthält die Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei. Ab ZUGFeRD 2.1 heißt sie factur-x.xml, beim Profil XRECHNUNG xrechnung.xml, in ZUGFeRD 2.0 zugferd-invoice.xml. Die Datei ist als Associated File (AFRelationship, meist Alternative oder Data) mit dem Dokument verknüpft. Ein PDF ohne diese Datei ist keine E-Rechnung.

Zusammenfassung der Anforderung in eigenen Worten.

Typische Ursachen

  • Die Rechnung wurde über den Druckdialog als PDF gespeichert. Das erzeugt nur ein normales PDF.
  • Das XML wurde erzeugt, aber als separate Datei verschickt statt eingebettet.
  • Ein E-Mail-Programm, Scanner oder PDF-Werkzeug hat das PDF neu geschrieben und die Anhänge entfernt.
  • Die eingebettete Datei hat einen anderen Namen, etwa invoice.xml, und wird deshalb nicht als Rechnungsdaten erkannt.

So beheben Sie den Fehler

Erzeugen Sie die Rechnung mit der ZUGFeRD-Funktion Ihres Systems. Der Druck als PDF erzeugt keine. Prüfen Sie in einem PDF-Programm unter Anhänge, ob factur-x.xml (oder xrechnung.xml) enthalten ist. Haben Sie nur eine XML-Datei, etwa eine XRechnung, laden Sie diese direkt hoch.

Beispiel

Falsch (XMP)

<!-- no Factur-X extension in the XMP metadata,
     no embedded file in the PDF -->

Richtig (XMP)

<rdf:Description rdf:about=""
    xmlns:fx="urn:factur-x:pdfa:CrossIndustryDocument:invoice:1p0#">
  <fx:DocumentType>INVOICE</fx:DocumentType>
  <fx:DocumentFileName>factur-x.xml</fx:DocumentFileName>
  <fx:Version>1.0</fx:Version>
  <fx:ConformanceLevel>EN 16931</fx:ConformanceLevel>
</rdf:Description>

In Dynamics 365, Business Central und Finance

Sales / Project Operations: Sales und Project Operations erzeugen von Haus aus keine E-Rechnung. Im WBS Invoice Accelerator for Dynamics 365 entsteht eine E-Rechnung nur über die Schaltflächen E-Rechnung (ZUGFeRD) und E-Rechnung (XRechnung) oder über E-Rechnung erstellen im Editor. Ein PDF aus dem Druckdialog, den Senden an… im Editor öffnet, ist ein normales PDF. Die ZUGFeRD-Datei hängt als Notiz an der Rechnung.

Business Central: ZUGFeRD ist ab Version 26.3 ein Dokumentformat auf der Seite E-Document Services. Jedes Belegversandprofil (Document Sending Profile) unterstützt nur ein Format.

Finance: Die deutsche Einrichtung erzeugt eine xRechnung als XML-Datei. Mit eInvoice attachment = Yes am Kunden enthält das XML zusätzlich eine PDF-Kopie. Laden Sie deshalb die XML-Datei hoch.

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Alle Fehlercodes

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