E-Rechnung für Dynamics 365 Project Operations

Wer Projekte mit Dynamics 365 Project Operations ohne Dynamics 365 Finance abrechnet, arbeitet in zwei Schritten. Zeiten, Spesen und Meilensteine fließen in einen Rechnungsentwurf ein, die Projektleitung prüft und bestätigt ihn. Die Rechnung an den Kunden entsteht danach in einem anderen System, im Buchhaltungsprogramm oder in Word, mit Rechnungsnummer, Umsatzsteuer und Leistungszeitraum. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen sein. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Umsatz hatte, darf Leistungen aus 2027 noch bis Ende 2027 auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden als PDF abrechnen; ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Diese Schonfrist gilt nicht für Leistungen aus 2025 und 2026: Rechnen Sie diese erst 2027 ab, ist nach § 27 Abs. 38 UStG unabhängig vom Umsatz eine E-Rechnung nötig. Ein in Word nachgebautes PDF zählt dann nicht.

Unser WBS Invoice Accelerator für Dynamics 365 ergänzt Project Operations um die Rechnungsnummer nach § 14 UStG, die Umsatzsteuer je Zeile und die E-Rechnung. Rechnungslauf, Bestätigung und „Überarbeiten“ bleiben dabei im Standard von Project Operations. Der Accelerator setzt auf diesen Abläufen auf und übernimmt damit auch deren Updates. Er ist eine Erweiterung der Microsoft-Apps Project Operations und Sales und wird als verwaltete Dataverse-Lösung in derselben Umgebung installiert, ohne zweites Rechnungssystem und ohne Synchronisierung. Neben der E-Rechnung bringt er Markenprofile, Nummernkreise, Rechnungsarten, Fremdwährungen und Rechnungen auf Deutsch oder Englisch mit, auch für Kunden außerhalb Deutschlands. Gedacht ist er für Project Operations Core, also ohne Dynamics 365 Finance. Ist Project Operations mit Finance integriert, kommt die Kundenrechnung weiter aus Finance; der Accelerator ersetzt das nicht.

So erstellt Project Operations Core Rechnungen

Project Operations Core ist laut Microsoft eine reine Dataverse-Bereitstellung von Project Operations (Microsoft Learn, Project Operations Core bereitstellen). In den URLs von Microsoft Learn steht „lite“; auf unserer Seite zu Dynamics 365 Project Operations heißt diese Variante Lite-Bereitstellung.

• Rechnung erstellen. Auf einem Projektvertrag erzeugt „Rechnung erstellen“ eine Rechnung für alle Transaktionen mit dem Status „Bereit für die Rechnungsstellung“ (Microsoft Learn, Proforma-Projektrechnungen).
• Rechnungslauf. Ein wiederkehrender Batchauftrag arbeitet die Rechnungspläne ab und legt je Projektvertrag und Vertragszeile einen Rechnungsentwurf an (Microsoft Learn, Einrichten der automatischen Rechnungserstellung).
• Bestätigen. Mit „Bestätigen“ wird die Rechnung schreibgeschützt. Project Operations legt abgerechnete Ist-Werte an und nimmt die nicht abgerechneten zurück (Microsoft Learn, Proforma-Projektrechnungen).
• Überarbeiten. Eine bestätigte oder bezahlte Rechnung korrigieren Sie über „Überarbeiten“, früher „Diese Rechnung korrigieren“. Die abgerechneten Ist-Werte nimmt Project Operations erst zurück, wenn die Korrekturrechnung bestätigt ist (Microsoft Learn, Projektrechnungen überarbeiten).

Was der Proforma-Rechnung für deutsche Kunden fehlt

Laut Microsoft ist Project Operations Core nicht dafür ausgelegt, Rechnungen an Kunden zu erstellen. Als ersten Grund nennt die Seite: „Enthält keine Steuerinformationen.“ Für die Kundenrechnung verweist Microsoft auf „ein Finanz- oder Buchhaltungssystem“, das die Daten aus den Rechnungsvorschlägen übernimmt (Microsoft Learn, Proforma-Projektrechnungen).

§ 14 Abs. 4 UStG verlangt unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer, die „vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“, den Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die Rechnungs-ID in Project Operations beschreibt Microsoft als „ID, die automatisch generiert wird, wenn eine Proforma-Rechnung erstellt wird“. Damit ist schon der Entwurf nummeriert, bevor jemand entschieden hat, ob die Rechnung verschickt wird. Die Steuer auf einem Rechnungspositionsdetail übernimmt Project Operations aus dem zugrunde liegenden Ist-Wert, und Sie können sie von Hand ändern (Microsoft Learn, Eine Proforma-Projektrechnung verwalten).

Mit Dynamics 365 Finance läuft es anders. Die bestätigte Proforma-Rechnung geht als Projektrechnungsvorschlag nach Finance, wo der Projektbuchhalter die Kundenrechnung bucht und druckt (Microsoft Learn, Übersicht über den Fakturierungsprozess). Für XRechnung hat Finance eine eigene deutsche Lokalisierung (Microsoft Learn, Elektronische Rechnungen für Debitoren in Deutschland). Ohne Finance bleibt die Kundenrechnung Ihre Aufgabe.

Die E-Rechnungspflicht für Rechnungen aus Project Operations

Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat die Rechnungsregeln in § 14 UStG geändert. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG, die Auslegung im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025:

• Seit dem 1. Januar 2025. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, eine Übergangsregel gibt es dafür nicht (Rn. 62). Ein E-Mail-Postfach genügt (BMF-FAQ, Frage 12).
• Bis zum 31. Dezember 2026. Rechnungen für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen noch als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG, Rn. 63).
• Ab dem 1. Januar 2027. Lag Ihr Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie Leistungen aus 2027 bis Ende 2027 weiter als sonstige Rechnung abrechnen (Nr. 2, Rn. 64). Alle anderen stellen E-Rechnungen aus oder rechnen mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 per EDI ab (Nr. 3, Rn. 65).
• Ab dem 1. Januar 2028. Jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmen muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Rechnungen von Kleinunternehmern und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Inländisch ist ein Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland. Die Pflicht gilt, wenn das für Sie und für Ihren Kunden zutrifft (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG). Eine deutsche USt-IdNr. allein genügt dafür nicht (BMF-FAQ, Frage 3).

Für Projektrechnungen kommt es auf das Ausstellungsdatum an. Bei einem Rechnungsplan für Zeit und Material liegt der Stichtag der Transaktionen einen Tag vor dem Rechnungslaufdatum (Microsoft Learn, Rechnungsterminpläne auf einer Projektvertragszeile erstellen). Ein Rechnungslauf am 1. Januar 2027 rechnet also Leistungen aus dem Dezember 2026 ab. Unter Nr. 1 fallen diese Rechnungen nicht mehr, weil sie erst nach dem 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Nr. 2 gilt nur für Leistungen nach dem 31. Dezember 2026. Nach dem Wortlaut müssen diese Rechnungen deshalb E-Rechnungen sein, auch bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Das BMF lässt bis Ende 2027 außerdem EDI mit Zustimmung des Empfängers zu, auch für Leistungen aus 2026 (Rn. 65: „für einen bis dahin ausgeführten Umsatz“). § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG selbst nennt nur Leistungen aus 2027.

Als E-Rechnung gelten Rechnungen in einem strukturierten Format nach EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Laut BMF-FAQ gehören alle Pflichtangaben einschließlich des Leistungszeitpunkts in den strukturierten Teil, eine Aufschlüsselung der Stundennachweise darf aber als PDF-Anhang in der E-Rechnung enthalten sein. Außerdem ist der Kalendermonat als Leistungszeitpunkt zulässig, die monatliche Sammelrechnung bleibt also möglich (Fragen 7a und 7b). Einen PDF-Anhang mit Stundennachweisen fügt der Accelerator nicht in die E-Rechnung ein; braucht Ihr Kunde die Aufschlüsselung, schicken Sie sie getrennt mit.

Wer Aufträge des Bundes abrechnet, muss nach der E-Rechnungsverordnung grundsätzlich schon seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen ausstellen, mit der Leitweg-ID des Auftraggebers im Feld Käuferreferenz, BT-10 (E-Rechnung Bund, FAQ). Zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig (BMF-FAQ, Frage 6).

Was der WBS Invoice Accelerator bei jedem Schritt ergänzt

• Rechnungslauf und „Rechnung erstellen“. Rechnungen, die auf einem der beiden Wege entstehen, übernimmt der Accelerator automatisch. Er trägt die Rechnungsart, das Ausstellungsdatum, das Markenprofil und dessen Standard-Steuersatz ein. Bei der Ausstellung setzt er den Leistungszeitraum (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG) aus dem ersten und dem letzten Transaktionsdatum der Rechnungspositionsdetails, sofern niemand ihn von Hand erfasst hat. Damit steht er auch im strukturierten Teil der E-Rechnung, wo ihn das BMF verlangt.
• Rechnungsnummer bei der Ausstellung. Bis dahin trägt die Rechnung nur die Entwurfsnummer, die Project Operations beim Anlegen vergibt, zum Beispiel ENTWURF-01053; das Präfix stellen wir bei der Einführung ein. Die Rechnungsnummer vergibt der Accelerator erst, wenn Sie die Rechnung ausstellen, also auf den Status „Aktiv“ setzen oder in Project Operations bestätigen. Die Nummer ist fortlaufend und eindeutig und stammt aus Nummernkreisen, die Sie je Rechnungsart und Markenprofil einrichten, etwa im Format RG-26-0001. Auch wenn zwei Personen gleichzeitig ausstellen, entsteht keine Nummer doppelt. Getrennte Nummernkreise und Lücken sind umsatzsteuerlich zulässig, solange sich jede Nummer eindeutig ihrem Nummernkreis zuordnen lässt und einmalig bleibt (UStAE 14.5 Abs. 10 und 11). Geben Sie deshalb jedem Nummernkreis ein eigenes Präfix.
• Bestätigung. Stellen Sie die Rechnung aus, bestätigt der Accelerator sie zugleich in Project Operations; dabei entstehen wie gewohnt die abgerechneten Ist-Werte. Die Schaltfläche „Bestätigen“ in Project Operations führt zum selben Ergebnis.
• Umsatzsteuer je Zeile. Den Steuersatz gibt die Rechnung vor, einzelne Zeilen können abweichen, etwa mit 19 %, 7 % oder ohne Umsatzsteuer. Für jeden Steuersatz ohne Umsatzsteuer hinterlegen Sie einen Befreiungsgrund oder den Reverse-Charge-Hinweis, denn bei Reverse Charge muss die Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ angeben (§ 14a Abs. 1 und 5 UStG). Kategorie- und Befreiungscodes nach EN 16931 legen Sie ebenfalls je Steuersatz fest. Fehlt der Grund, entsteht keine E-Rechnung.
• Storno. Stornieren Sie eine bestätigte Rechnung, nutzt der Accelerator die Korrekturrechnung, die Project Operations mit der Aktion „Überarbeiten“ anlegt. Der Accelerator kennzeichnet sie als Stornorechnung mit Bezug auf das Original; bei der Ausstellung erhält sie eine eigene Rechnungsnummer. Mit ihrer Bestätigung nimmt Project Operations die abgerechneten Ist-Werte zurück, die Leistungen sind wieder abrechenbar, und die ursprüngliche Rechnung wird als storniert gekennzeichnet. Für Vertragszeilen auf Produktbasis sieht Microsoft statt „Überarbeiten“ Journale vor (Microsoft Learn, Projektrechnungen überarbeiten).
• Rechnungskorrektur. Korrigieren Sie über „Überarbeiten“ nur einen Teil, führt der Accelerator die Korrektur als Rechnungskorrektur (in der App: Gutschrift), wenn sie den Betrag mindert, und als Rechnung, wenn sie ihn erhöht, jeweils mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Meilensteine schreibt Project Operations bei einer Korrektur laut Microsoft immer in voller Höhe gut (ebenda). Mit einer Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG, bei der der Leistungsempfänger abrechnet, hat die Rechnungskorrektur nichts zu tun: „Keine Gutschrift ist die im allgemeinen Sprachgebrauch ebenso bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung“ (UStAE 14.3 Abs. 2 Satz 5).
• Löschschutz. Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht löschen. Eine Stornorechnung, die noch nicht ausgestellt ist, trägt nur ihre Entwurfsnummer, und Project Operations hat noch nichts zurückgenommen. Diesen Entwurf können Sie löschen und so eine versehentliche Stornierung rückgängig machen.
• E-Rechnung. Je Rechnung erzeugen Sie eine E-Rechnung in einem der beiden Formate: als XRechnung, bei öffentlichen Auftraggebern mit deren Leitweg-ID, oder als ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 (COMFORT), also als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Die Datei erstellt der E-Rechnungs-Dienst des Accelerators, eine Azure Function, die WBS für Sie in Deutschland betreibt (Azure-Region Germany West Central, Frankfurt). Für den Betrieb schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Dienst hat in Dataverse nur Leserechte. Er prüft die Rechnung vor jeder Datei gegen die Regeln von EN 16931, bei der XRechnung zusätzlich gegen die Regeln der KoSIT; bei einem Fehler entsteht keine Datei. Mit der Schaltfläche „E-Rechnung prüfen“ laufen dieselben Prüfungen, ohne dass eine Datei entsteht. In unseren Tests bestanden die XRechnungen den KoSIT-Validator und die ZUGFeRD-Dateien die PDF/A-3b-Prüfung mit veraPDF.
• Ablage. Die fertige Datei speichert der Accelerator als Notiz an der Rechnung und legt dazu einen Nachweis mit Prüfsumme an; beide sperrt er gegen Ändern und Löschen. Den Versand an Ihren Kunden übernehmen Sie selbst, bei öffentlichen Auftraggebern zum Beispiel über deren Rechnungsportal.

Rechnungen für Einsätze aus Dynamics 365 Field Service, die über Project Operations abgerechnet werden, durchlaufen dieselben Schritte. Zum Bearbeiten gibt es einen Rechnungseditor und eine Rechnungsübersicht in der modellgesteuerten App „WBS Invoice Accelerator“. Ihr Buchhaltungssystem bucht dann die fertigen Rechnungen. Der Accelerator arbeitet auch mit Rechnungen, die Sie in Dynamics 365 Sales aus einem Auftrag oder von Hand anlegen. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung aus Dynamics 365 Sales.

Wie wir die Einführung begleiten

Wir sind ein Partner für Dynamics 365 Project Operations und Field Service aus Würzburg und entwickeln den Accelerator selbst. Dasselbe Team prüft Ihre Vertragszeilen, Abrechnungsmethoden und Rechnungspläne und richtet Nummernkreise und Steuersätze ein. Wir starten in einer Sandbox-Kopie Ihrer Umgebung und spielen einen vollständigen Abrechnungszyklus durch, vom Rechnungslauf bis zur Stornorechnung. Vor dem Produktivstart prüfen wir die XRechnungen im KoSIT-Validator.

Wenn Sie aus Project Operations an deutsche Kunden fakturieren und Ihre eigenen Rechnungen als XRechnung sehen möchten, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. Bringen Sie zwei oder drei Rechnungen aus diesem Monat mit. Wir zeigen Ihnen, was sich mit dem Accelerator daran ändert.

Quellen

• Microsoft Learn: Project Operations Core bereitstellen
• Microsoft Learn: Proforma-Projektrechnungen
• Microsoft Learn: Einrichten der automatischen Rechnungserstellung
• Microsoft Learn: Eine Proforma-Projektrechnung verwalten
• Microsoft Learn: Projektrechnungen überarbeiten
• Microsoft Learn: Rechnungsterminpläne auf einer Projektvertragszeile erstellen
• Microsoft Learn: Übersicht über den Fakturierungsprozess
• Microsoft Learn: Elektronische Rechnungen für Debitoren in Deutschland
• Bundesgesetzblatt: Wachstumschancengesetz, BGBl. 2024 I Nr. 108
• Gesetze im Internet: § 14 UStG
• Gesetze im Internet: § 14a UStG
• Gesetze im Internet: § 27 UStG (Abs. 38, Übergangsregeln)
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, BStBl I S. 1320 (PDF, Kopie der Bundesarchitektenkammer)
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (PDF)
• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
• Bundesministerium der Finanzen: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (aktuelle Fassung, PDF)
• E-Rechnung Bund: FAQ
• KoSIT / XStandards Einkauf: XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD